Werkprocessen beschrijven. Het klinkt misschien saai en iets waar je aardrijkskunde leraar van de middelbare school enthousiast van zou worden, maar helder beschreven werkprocessen zijn onmisbaar bij efficiënte bedrijfsvoering. Hoe beschrijven we een werkproces? In deze blog lees je daar meer over.
'studio lucy & claire heeft voor ons een proces gevisualiseerd. Wij hebben veel baat bij deze visualisatie van een proces dat eerder moeilijk te doorgronden was. Doordat het proces nu inzichtelijk is konden wij onze nieuwe collega vrij eenvoudig inwerken.'
Een helicopterview
We zijn ons er niet altijd van bewust, maar ons dagelijkse werk bestaat uit één of verschillende werkprocessen. We zijn vaak geneigd vanuit ons eigen kader te kijken en te handelen. Door meer vanuit een helicopterview naar ons werk te kijken zien we beter hoe ons werk bijdraagt aan een succesvol eindresultaat.
Hoe beschrijf je een werkproces: de structuur in vijf stappen
Net als ieder ander project volgt ook het beschrijven van werkprocessen een bepaalde structuur. Hoe wij deze stapsgewijs helder krijgen, beschrijven en in beeld brengen delen we hieronder:
1. Verhelderen opdracht
Voor we inhoudelijk aan de slag gaan is het belangrijk te weten wat de opdracht precies is: welke onderdelen moeten worden beschreven en (soms nog belangrijker) welke expliciet niet? Wie is de doelgroep en wat is het doel?
Het doel en de doelgroep bepalen het detailniveau: werkprocessen als onderdeel van een onboarding van nieuwe medewerkers zijn gedetailleerder dan processen op hoofdlijnen voor leidinggevenden of besturen.
Waarom: Waarom wordt het werkproces beschreven? Met welk doel? Dat is altijd het uitgangspunt voor onze aanpak. Wanneer het doel is de risico’s en beheersmaatregelen te benoemen gaan we anders te werk dan wanneer alle actoren van elkaar moeten weten wie waarvoor verantwoordelijk is.
Wie en wat: Bij het beschrijven van een werkproces is het noodzakelijk op hoofdlijnen de verschillende fasen en alle actorenop te halen. Wie hebben een rol in het werkproces? Welke verschillende fasen worden doorlopen? We zorgen dat we hier nog niet verzanden in details. Hoofdlijn is key in deze fase!
Wanneer: Een mogelijke deadline is (mede) bepalend voor de aanpak en methode. De ene methode neemt meer tijd in beslag dan de andere methode. Zo zijn 1-op-1 interviews intensief en tijdrovend, maar brengt veel informatie op tafel. Een sessie met alle actoren in dezelfde kamer neemt minder tijd in beslag, maar het is soms lastig alle drukke agenda’s op elkaar af te stemmen. Toch zien we dat een gesprek of discussie in een werksessie met alle actoren veel oplevert. Er zit vele waarde in de discussie die onderling gevoerd wordt.
Vorm: Afhankelijk van het doel, de deadline en het aantal actoren bepalen we, samen met de opdrachtgever, welke methode of vorm het beste bij de onderzoeksfase past. We nemen hierin ook de wensen en eisen van het eindproduct mee: waar wordt het beschreven proces ingezet? In een Powerpoint presentatie, online, en processenboekje of -flyer? Is er een huisstijl waar rekening mee moet worden gehouden?
2. Verzamelen en structureren
Als het doel, de actoren en de randvoorwaarden duidelijk zijn gaan we aan de slag. De verschillende stappen in het werkproces brengen we in kaart en worden benoemd. Is alle nodige kennis beschikbaar, of moet er nog informatie worden opgehaald (bijvoorbeeld in interviews en/ of groepssessies)?
De processenstroom wordt nu gestructureerd en geschetst. Voor we naar de volgende fase gaan, toetsen we bij alle actoren of zij akkoord zijn met de resultaten uit deze fase.
3. Procesbesturing
Nu het proces inzichtelijk is en de actoren hiermee in hebben ingestemd brengen we de procesbesturing in kaart. Welke risico’s zijn er en welke maatregelen moeten worden genomen om deze te beheersen?
Ook benoemen we indicatoren om de prestaties van de organisatie te monitoren, te analyseren en te verbeteren. We toetsen de tussentijdse resultaten weer bij alle actoren.
4. Visualisatie
De inhoud is nu duidelijk. Deze wordt verder uitgewerkt in een helder design. Uiteraard in huisstijl en passend bij de doelgroep.
Deze stap, het visualiseren, maakt de (deel)processen en onderlinge relaties en afhankelijkheden direct inzichtelijk. Eventuele optimalisaties en veranderingen in het proces worden sneller herkend en dus makkelijker uitgevoerd.
5. Procesbeheersing
Er wordt nu een proceseigenaar benoemd die verantwoordelijk is voor het up-to-date houden van de werkprocessen. Dit is bij voorkeur één persoon. Wanneer meerdere mensen verantwoordelijk zijn, is uiteindelijk niemand echt verantwoordelijk.
De processen blijven waardevol als ze actueel zijn. Eens per (half) jaar moet dus even de stofdoek eroverheen. Dit traject is niet zo intensief als de eerste vier stappen. De meeste informatie is immers al bekend.
Voorbeelden van werkprocessen
Meer informatie over werkprocessen
Wil je meer weten over wat werkprocessen zijn, waarom werkprocessen beschreven worden en wat de voordelen zijn van gevisualiseerde werkprocessen? Lees onze andere blog ‘Wat zijn werkprocessen’.
