Werkprocessen en procedures visualiseren
Meerdere collega’s of teams werken aan hetzelfde doel. Maar wie doet wat precies, waar hangen taken van elkaar af en wie is waarvoor verantwoordelijk?
Zolang deze afspraken ontbreken of verouderd zijn, loopt werk langs elkaar heen, doet iedereen het net even anders en ontstaat het risico op fouten. Bij vertrek of uitval van een ervaren collega, verdwijnt bovendien kennis die nergens is vastgelegd.
Wij halen deze kennis boven water. Uit de hoofden van collega’s én uit bestaande documenten en andere bronnen. We ordenen alles en maken er een visueel overzicht van. Zo ontstaat één gedeeld en helder beeld.
"studio lucy & claire heeft voor ons een proces gevisualiseerd. Wij hebben veel baat bij deze visualisatie van een proces dat eerder moeilijk te doorgronden was. Doordat het proces nu inzichtelijk is konden wij onze nieuwe collega vrij eenvoudig inwerken."
Eerst zorgen we voor inzicht, daarna volgt de visualisatie
Een goed overzicht begint niet bij het ontwerp. Voor we gaan visualiseren, zoeken we uit hoe het werk nu verloopt. Dat doen we stapsgewijs:
- Verhelderen opdracht
Wat wil je bereiken, voor wie en hoe gedetailleerd? Dat bepaalt wat we beschrijven en wat niet. - Verzamelen en structureren
We maken ons jullie werk en de processen eigen. Hiervoor gebruiken de informatie die er al is, aangevuld met kennis die we ophalen bij de betrokken collega’s in interviews of werksessies. Daarna brengen we de stappen in kaart en toetsen we bij de betrokkenen of het klopt. - Procesbesturing
We benoemen de risico’s en maatregelen om deze te beperken, en (optioneel) de indicatoren waarmee je kunt volgen of het goed gaat. Ook dit toetsen we weer met de betrokkenen. - Visualisatie
Als de inhoud helder is, geven we het proces vorm. Dit doen we in jullie huisstijl en passend bij het gebruik. Het visualiseren maakt stappen en hun onderlinge afhankelijkheden meteen zichtbaar. - Procesbeheersing
Een proceseigenaar houdt de beschrijvingen actueel, zodat ze bruikbaar blijven.
Meer over onze aanpak, lees je in onze blog Hoe beschrijf je een werkproces?
Het loont om werkprocessen in kaart te brengen en te visualiseren
Wat levert het op?
- Werkprocessen zijn begrijpelijker, helder en uitnodigender om te lezen in vergelijking tot lange lappen tekst.
- Het is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, ook tussen afdelingen.
- Onduidelijkheden, knelpunten en risico’s worden zichtbaar, waardoor je gericht kunt verbeteren.
- Iedereen werkt volgens dezelfde afspraken.
- Nieuwe collega’s zijn sneller ingewerkt en het werk is makkelijker (tijdelijk) over te dragen.
- Een beschreven werkwijze helpt bij audits en certificering: je kunt laten zien hoe je werkt.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van het aantal processen en het aantal betrokkenen. Reken voor één proces op een doorlooptijd van ongeveer X-X weken. We plannen alle activiteiten met collega’s samen in, zodat het past tussen het dagelijkse werk.
Dat hangt af van het aantal processen, het aantal betrokkenen, het detailniveau en de gewenste vorm. In de briefing bespreken we wat je nodig hebt. Daarna krijg je een offerte op maat, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Er is veel mogelijk. Denk aan een poster, een online overzicht, een presentatie of een flyer. Ook kunnen we het met of zonder illustraties uitwerken.
We werken altijd in jullie huisstijl en denken mee over welke vorm het beste past bij het doel, de doelgroep(en), de inhoud en de omvang van het proces.
Ja! Of het nu gaat om een werkproces, beslisboom, procedure of werkinstructie: de aanpak is vergelijkbaar. We halen de kennis op, ordenen die en geven er vorm aan. Het verschil zit in het detailniveau en in hoe de lezer het gebruikt. We denken graag mee over welke vorm bij jouw vraag past.
Ja, daar hebben we ook veel ervaring mee. Als je na het beschrijven en visualiseren van de processen met de opgehaalde knelpunten aan de slag wil, denken we graag met je mee over passende oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan een presentatie, e-learning, infographic of een checklist. Na afronding van het project kunnen we samen de mogelijkheden voor een eventueel vervolg bespreken.
Welk proces zou jij het liefst helder in beeld brengen?
Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen helpen door processen te visualiseren?
Neem contact op voor een vrijblijvende afspraak waarin we meedenken over jouw situatie.
