Werkprocessen
Gemeente Amsterdam: Werkprocessen Straatparkeren in kaart brengen
In opdracht van Gemeente Amsterdam, afdeling Parkeren.
Achtergrond
Het management van de afdeling Parkeren wil haar werkprocessen beschrijven. Doel is dat medewerkers van elkaar weten wie waarvoor verantwoordelijk is, verbeterslagen te maken en eventuele risico’s te beheersen.
Aanpak
In verschillende sessies met de belangrijkste actoren brengt studio lucy & claire de processen, informatiestromen en applicaties en systemen in kaart. Vervolgens werd deze informatie gecategoriseerd, gevisualiseerd en gebundeld in een digitaal, interactief processenboek.
Deze pagina toont een kleine greep uit de vele visualisaties die we maken.
Meerwaarde
De verschillende sessies werden door de deelnemers ervaren als intensief, maar erg zinvol. We staan niet dagelijks stil bij ons werk en de verschillende stappen en keuzes die we daarin maken. Ons werk is in veel gevallen onderdeel van een keten, waarbij de losse schakels afhankelijk zijn van elkaar. Er is soms discussie, omdat niet iedereen hetzelfde beeld heeft van definities en begrippen. Of er zijn verschillende ideeën over bevoegdheden & verantwoordelijkheden en de afspraken die daarover zijn gemaakt.
De meerwaarde van deze aanpak is dat die ruis direct op tafel komt en dus besproken en opgelost kan worden.
Door het proces te visualiseren zijn de vele (deel)processen en onderlinge relaties en afhankelijkheden direct inzichtelijk. De betrokken deelnemers voelen na afloop eigenaarschap over hun werkproces. Eventuele optimalisaties in het proces zijn sneller gemaakt.
Studio lucy en claire helpt ons onze werkprocessen op een toegankelijke manier inzichtelijk te maken. Dit geldt voor het eindproduct dat zij opleveren én de wijze waarop het product tot stand komt. Door de processen te visualiseren worden kwetsbaarheden in werkprocessen blootgelegd. Waar mogelijk kan daardoor meteen verbeteringen worden doorgevoerd met consensus van alle betrokkenen. Door dit in nauwe samenwerking met de medewerkers te doen voelen zij zich betrokken en gekend in hun dagelijks werk. Zo wordt voor hen nog duidelijkerdat hun werk onderdeel vormt van een keten. Ook worden nieuwe medewerkers hierdoor makkelijker wegwijs gemaakt in de organisatie en als afdelingsmanager kan ik beter sturen op resultaat.
studio lucy & claire is verantwoordelijk voor:
- Informatieregie
- Projectcoördinatie
- Design (interactieve) werkprocessen