Sommigen gaan al zuchten bij het horen van het woord ‘werkprocessen’. Ze gaan uit van saaie handboeken met een gedetailleerde beschrijving van elke stap in hun dagelijks werk. Een dik boekwerk dat in een la belandt, waar vervolgens niemand meer naar omkijkt.
Dat hoeft niet!
In deze blog lees je: wat zijn werkprocessen en wat is het nut van een werkprocesbeschrijving en een uitnodigende visualisatie.
Onze handelingen en gedragingen vormen samen werkprocessen
We zijn ons er niet altijd van bewust, maar ons dagelijkse werk bestaat uit één of meerdere werkprocessen. Eenmaal ingewerkt in een nieuwe baan denk je vaak niet meer na over de handelingen die je regelmatig doet. Toch vormen je handelingen en gedragingen een proces.
Een werkproces is dus een afgebakend aantal handelingen of activiteiten. Dit start bij de vraag naar een product of dienst en eindigt bij het leveren daarvan. Een proces is dus een serie van stappen; activiteiten uitgevoerd door mensen of machines.
Als het resultaat (de levering) behaald is, start het werkproces opnieuw. Ook kan het resultaat een trigger zijn voor een volgend werkproces, bijvoorbeeld van een andere afdeling.
Waarom zou je de werkprocessen beschrijven?
Het beschrijven van werkprocessen kan op veel manieren en heeft verschillende voordelen:
- optimaal inrichten van je werk
- weten wie waar verantwoordelijk voor is
- risico’s vermijden en beheersen
- kennis delen.
Mensen zijn geneigd vanuit hun eigen kader en handelen te kijken en weten daarom niet altijd hoe hun werk bijdraagt aan het eindresultaat. Door de werkprocessen samen met de belangrijkste actoren te benoemen, krijgt iedereen aan tafel hetzelfde beeld van het totaal en de daarbij horende definities en begrippen. Het wordt duidelijk wat de verschillende bevoegdheden zijn en wie waar verantwoordelijk voor is.
Daar is soms discussie over, maar dat levert juist de waardevolle informatie op!
Maak het uitnodigend en toegankelijk met visualisaties
Bij studio lucy en claire werken we de processen altijd visueel uit. Niet alleen om te voorkomen dat het een saai, niet uitnodigend handboek wordt. Ook omdat we visuele informatie veel sneller verwerken dan tekst en we beelden beter onthouden dan woorden.
Door een proces te visualiseren zijn de (deel)processen en onderlinge relaties en afhankelijkheden direct inzichtelijk. Eventuele optimalisaties en veranderingen in het proces worden sneller herkend en dus makkelijker uitgevoerd.
